Cambios laborales

Con la entrada del 2006 hemos puesto en marcha un nuevo cambio en el sistema de administración (llevo en la empresa desde mediados de mayo '05 y ya van cuatro grandes cambios de sistema con éste).

De momento, me sienta bien. Personal y profesionalmente. Me dedico más a tareas "de pensar, coordinar y organizar", como se me prometió en un principio, y menos a tareas mecánicas fruto de una mala organización arrastrada de hace unos años, y llena de parches. Con la implantación de un nuevo programa para gestionar parte del seguimiento interno de contabilidad, toda la facturación y gestión de cobros, y el registro de entrada y salida de correspondencia y documentación me ahorro horas y horas de entrar en un Excel los datos que ya tenemos en otros formatos diversos. Y, lo que es mejor, me ahorro duplicar y triplicar trabajo, como se hacía antes, y me alejo de los listads en excel, tan coññññazo para cotejar. Y finalmente tenemos un sistema de gestión de información más eficaz y visualmente agradable, que con las horas que me paso en la oficina ya es mucho.

También han aprovechado para hacer algunos ficheros "a prueba de tontos" para que el-que-te-dije pueda hacer más tareas administrativas repetitivas (de control de entradas y salidas, de mantenimiento del archivo general... aunque ya ha perdido más de una factura en la etapa de prueba, sin que supiéramos de su existencia ni el contable ni yo... miedo me da!) Así vuelvo a ser Secretaria de Dirección y Responsable Administrativa Técnica en la práctica, no sólo la que pasa horas introduciendo datos... Así que para demostrar que el cambio y el esfuerzo de planificación del último mes va a ser para bien, llevo unas semanas reorganizando la parte de secretariado, faceta que tuve que dejar de lado ahogada por papeles rutinarios fuera de control (ya digo, es el cuarto Gran Cambio, con todo lo que eso significa, en pocos meses)

En general, yo estoy más a gusto, me siento más útil y motivada, y la gente también está respondiendo bien a mis propuestas de coordinación y gestión de sus agendas de visitas, reuniones, etc. Con un poco de su parte, tienen una secretaria que les lleva y coordina multitud de tareas, reuniones, seminarios internos o externos, etc.

¿La parte negativa? Que hasta ahora sólo era el personal técnico el que tenía que rellenar un parte de horas trabajadas cada día. Ahora yo también lo he de hacer (y la responsable de T.I.) a pesar de lo difícil que pueda resultar contabilizar las horas (sí, en incrementos de 15 minutos) utilizadas al teléfono, por poner un ejemplo, ya que además de mis propias llamadas como secretaria o como administrativa, soy la que hace las funciones de telefonista... Una vez más me identifico con el fotógrafo que acaban de domar en la oficina de Dilbert: