21.2.10

Semana solidaria con Haití: cómo organizar una acción eficaz en poco tiempo

Sigo haciendo posts con retraso, pero es que es lo de siempre: cuando tienes tiempo de escribir, probablemente tengas poco contar, y cuando hay montones de novedades, ¿de dónde sacas el tiempo?

Bueno, como fui explicando en 2010/365, en el PRBB organizamos una serie de acciones para recaudar fondos y enviarlos a la cuenta para Haití de Médicos sin Fronteras. He decidido enfocar este post como una explicación de cómo organizar una acción o evento con voluntarios, pues quizá le sirva a gente que empieza en esto de los grupos de cooperación o incluso en AMPAs y similares.

El año pasado un grupo de investigadores italianos del PRBB organizó una serie de desayunos solidarios y una fiesta final para ayudar a las víctimas del terremoto de Abruzzo, así que a los dos días del primer terremoto de Haití, y viendo la escala del horror que había dejado, circuló entre "los cuatro de siempre" (en realidad fuimos unas 7 -9 personas las consultadas) un correo preguntando si nos veíamos con ganas y fuerzas de montar algo para Haití. Bajo el lema PRBB Solidario empezamos a tantear posibilidades y el 15 de enero se publicó una convocatoria a reunión para decidir qué hacer, cómo lograr dinero y voluntarios a tiempo, a través de quién hacer la donación y quién coordinaria cada tarea. Cuatro días más tarde se celebraría la reunión y se decidiría atacar en varios frentes:
  • Una caja de donativos en la recepción principal del 25 de enero al 11 de febrero, para aquella gente que quiera aportar su grano de arena directamente con dinero, como las personas que están de paso (visitantes a las sesiones científicas o reuniones, etc) o quienes no tienen tiempo que dedicar a cocinar, servir desayunos, clasificar objetos, etc.
  • Una reedición de los Desayunos solidarios, que tanto éxito tuvieron: Durabte tres días, un grupo de voluntarios prepara pasteles y tartas en casa y otro grupo los vende en las terrazas del PRBB a precio asequible (porción de tarta casera + café con leche = 2 €, cómo se echa de menos!)
Desayunos solidarios, 8-10 de febrero
  • Un mercadillo solidario: se pediría a la gente que fuera depositando en las recepciones ropa, libros, juguetes y cachivaches varios en buen estado que pudieran donar para el mercadillo y un grupo de voluntarios revisaría, clasificaría y pondría precios simbólicos a todo para luego venderlo a la gente del PRBB o externa que se pasara por el mercadillo la tarde del jueves, 11 de febrero.
  • Una chocolatada que acompañaría las últimas horas del mercadillo, gracias a la donación del chocolate por parte del grupo de hostelería que lleva nuestra cantina, con chocolate + croissants o melindros por 3 €.
 El 22 de enero se colgaron carteles en todas las plantas del edificio y una nota en la web de noticias internas pidiendo voluntarios para cada actividad, y dándoles a elegir tramos horarios y turnos cortos para evitar problemas de acciones anteriores: Hacía falta mucha gente para dividirnos el trabajo y no sobrecargar a nadie, así que era importante que la convocatoria tuviera éxito.

 El sistema era el ya habitual para temas de voluntariado en el PRBB y en science Meets Society, "hacemos un doodle y os apuntáis en los horarios que os vayan bien". El truco para que salga bien es poner tareas bien definidas y tramos cortos en los turnos... y si falta gente, ya preguntaremos quién puede doblar turno.

Del 25 de enero al 10 de febrero decenas de personas donaron libros, ropa, bisutería, juguetes y trastos varios, almacenados temporalmente para su clasificación.

El 4 de febrero nos reunimos los impulsores de la idea y acabamos de perfilar temas: número de voluntarios para cada tarea, cambios de horarios en alguna actividad, coordinación de detalles previos, reparto de responsabiidades y asignar a cada "grupo de trabajo" un coordinador. Así, una personacontactaría con los "pasteleros", otra con los "camareros", otra con la brigada de clasificación de objetos para el mercadillo, otra con el grupo de montaje y desmontaje de las "paradas", otra con los que vigilarán y controlarán el mercadillo durante su celebración, y otra con los chocolateros. Nos repartimos escaletas con lo que quedaba por hacer y las listas de voluntarios para cada cosa y acordamos, finalmente, el timing y tono uniforme de los mails de contacto.

Clasificación de los objetos del mercadillo, 9 y 10 de febrero

Y aquí ya empezaron a entrar en el juego los voluntarios alistados: Unos cocinaron en casa pasteles y tartas que trajeron puntualmente (o casi!) el 8, 9 y 10 de febrero; otros fueron turnándose para servir los desayunos y aprovechar para recordar a la gente que habrían más desayunos y el mercadillo; otros se pasaron dos horas el martes y otras dos el miércoles rebuscando y vaciando cajas, bolsas y montones para lograr un caos organizado; y otros, pese al viento huracanado del 11 de febrero que nos obligó a cambiar de ubicación el mercadillo, montaron los puestos, buscaron la manera de exponer mejor los artículos, vendieron en el mercadillo o vencieron el frío y el viento brutal mientras servían chocolate caliente en la plaza.

Mercadillo y chocolatada del 11 de febrero


La acción fue un éxito: contamos con 51 voluntarios (muchos de ellos hicieron más de una actividad), recaudamos 2.600 € (1,200 € sólo en desayunos, a golpe de raciones a 2 €!) que ya están en manos de MSF, y donamos la ropa y demás objetos sobrantes del mercadillo a una organización benéfica del barrio.

Si quieres, puedes. Sólo has de contar con gente entusiasta que te apoye en tu propuesta.